Semarang, Tuturpedia.com – Wali Kota Semarang, Hevearita Gunaryanti Rahayu, menekankan pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang untuk mempunyai bank data.
Permintaan itu disampaikan olehnya pada saat kegiatan Bimbingan Teknik (Bimtek) Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Intenal Kota Semarang di ruang Lokakrida Balai Kota Semarang, Senin (20/11/2023).
Dia juga mengingatkan betapa pentingnya bank data agar setiap kedinasan bisa mempermudah pencarian dokumen. Selain itu, keberadaan bank data juga menjadi salah satu faktor Pemerintah Daerah (Pemda) mendapat penghargaan.
Mbak Ita, sapaan akrabnya, sempat bingung dengan banyaknya program, kegiatan dan inovasi yang bagus, mengapa tidak mendapat penghargaan dari pusat.
“Ternyata dokumen pendukung itu yang tidak dipunyai. Sehingga kami meminta humas atau kominfo agar memiliki bank data dokumen atau foto. Sehingga suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi,” paparnya.
Dia berharap dengan adanya bank data bisa mempermudah dan akan makin tertib dan terdokumentasi dengan baik.
Oleh karena itu, Mbak Ita mendorong setiap OPD serta camat dan lurah segera membenahi sistem kearsipannya. Hal ini karena data sangat penting untuk keperluan kedinasan.
Menurutnya, pembenahan sistem kearsipan ini penting. Sehingga dia berpesan agar semua OPD, Dinas, Badan, Bagian, Camat atau Lurah untuk tidak segan ataupun malas mendokumentasikan semua arsip.
Sementara itu, Kepala Dinas Arsip Dan Perpustakaan, Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui jika persoalan karsipan masih banyak yang masih perlu dibenahi. Saat ini pihaknya sedang berbenah dan arsip-arsip dari OPD akan diadakan pengawasan atau audit arsip.
“Semua yang arsip OPD termasuk APBD ini harus kita tata kelola dengan baik, sehingga ketika arsip ini benar-benar dibutuhkan akan ditemukan dengan cepat dan mudah,” terang Endang.
Dia juga menyebutkan untuk arsip yang vital bukan hanya didokumentasikan secara manusial, tetapi juga menggunakan aplikasi Srikandi yang sudah digunakan di seluruh Indonesia.
“Kami membenahi arsip-arsip tata kelola yang digunakan untuk statis, digunakan untuk penelitian, kesejarahan, memori bangsa ini harus diselamatkan,” imbuhnya.***
Kontributor Semarang: Alan Henry Pambuko
Editor: Nurul Huda
